EU fördert ALOtec-Digitalisierung: ERP-Update und neues DMS

Die ALOtec Dresden GmbH setzt zwei Digitalisierungsvorhaben um, die durch die Europäische Union im Rahmen des Programms „Transformationsprojekte – Digitalisierung von KMU“ gefördert werden. Ziel der Vorhaben ist die Schaffung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie, verbunden mit der Einführung einer Dokumentenmanagement-Software (DMS) und der Weiterentwicklung des bestehenden ERP-Systems.

Aktualisierung des ERP-Systems AvERP auf Version 2025

Mit der Aktualisierung des ERP-Systems werden mehrere Arbeitsabläufe effizienter gestaltet. Aus Auftragsbestätigungen lassen sich – über eine neue Kennzeichnung in der Auftragsart – automatisch Rechnungen erzeugen. Preisankündigungen von Lieferanten können mit dem entsprechenden Termin hinterlegt werden. Beim Erstellen eines Kundenlieferscheins werden kundenspezifische Versandinformationen automatisch als Hinweis eingeblendet.

Einführung des Dokumentenmanagementsystems Agorum

Parallel führt ALOtec Dresden das DMS Agorum ein. Das System bietet eine leistungsfähige Volltextsuche sowie automatisierte Workflows zur Weiterleitung und Bearbeitung von Dokumenten.

Im ersten Schritt wurde ein digitaler Rechnungseingangsworkflow umgesetzt: E-Rechnungen und PDF-Rechnungen werden direkt im System archiviert und automatisch ausgelesen. Freigaben erfolgen digital, sind transparent dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

Schnittstelle zwischen beiden Systemen

Zwischen AvERP und Agorum wird eine Schnittstelle eingerichtet, über die Daten zu Lieferanten, Kunden und Belegen ausgetauscht werden.

Ergebnis der Vorhaben

Ein zentrales Ziel ist der Abbau papierbasierter Prozesse. Künftig werden alle Belege digital erfasst, archiviert und schnell auffindbar sein. Damit schafft ALOtec Dresden die Grundlage für effizientere interne Abläufe und eine zukunftsfähige Verwaltung der Unternehmensdaten.

Wir werden gefördert

Diese Vorhaben werden durch die Europäische Union im Rahmen des Programms „Transformationsprojekte – Digitalisierung von KMU“ gefördert und mitfinanziert durch Steuermittel auf der Grundlage des vom Sächsischen Landtages beschlossenen Haushaltes.